Une gestion pilotée et proactive

Avec un taux de 72 % en 2022 contre 68 % en 2021, le respect du délai légal de paiement de 30 jours est en légère progression. Cette amélioration ne peut toutefois satisfaire l’OPCO Santé, engagé dans une démarche d’excel­lence opérationnelle : les différents freins qui brident ses efforts ont donc été identifiés.

Il y a d’abord le fort développement de l’alternance qui représentait 80 % des demandes de remboursement en 2022. La durée moyenne des contrats d’apprentissage étant de deux ans, ce pic des demandes s’est ajouté au flux des années précédentes, entraînant un engorgement sur le dernier trimestre.

Par ailleurs, la part encore trop impor­tante de rejets de dossiers incomplets ou avec anomalie ralentit la chaîne de trai­tement. Pour y remédier, l’OPCO Santé doit faire œuvre de pédagogie auprès des adhérents et des centres de forma­tion des apprentis (CFA), mais aussi diffu­ser une culture de la relance client auprès de ses salariés.

"Si on ne veut pas crouler sous les demandes et respecter les délais de paiement, on doit optimiser nos proces­sus. C’est un préalable pour changer la tendance », constate Antoine Dubreuil, Directeur des affaires financières."

Autre impératif : la mise en place d’un outil de reporting performant permet­tant de suivre mois après mois le taux de conformité des dossiers reçus, de visualiser le nombre de demandes hors délai et de programmer des actions de relance ciblées. Un pilotage précis que le système d’information, actuellement en refonte, ne permettait pas jusque-là d’assurer. Changement de processus, de culture et d’outil de gestion : tels sont donc les trois volets du plan d’actions qui sera déployé en 2023 avec l’objectif de respecter le délai de paiement de 30 jours sur tout le territoire en 2025. L’enjeu dépasse la seule obligation de répondre aux exigences de l’État et à l’ambition de satisfaire les clients. Il s’agit aussi pour l’OPCO Santé de consolider son modèle économique et de sécuriser ses engagements sur trois ans.