Effectuer ses demandes de prise en charge et de remboursement
Quelles sont les dépenses prises en charge par l’OPCO ?
Selon les dispositifs et les financements, les conditions de prise en charge varient mais les postes de frais financés peuvent être :
Les coûts pédagogiques : L’OPCO Santé rembourse les coûts liés à des heures ou des parcours de formation réellement effectués.
En conséquence ne sont pas payées ou remboursées les sommes versées à titre d’acomptes des heures ou du parcours de formation non réalisé en cas d’interruption de la formation.
Les salaires du bénéficiaire de la formation pendant la durée de formation effectivement suivie.
Les frais de transport : L’OPCO Santé prend en charge ces frais au sein de l’Union Européenne sur la base du tarif des transports SNCF 2ème classe en vigueur et sur la base des transports en commun. L’avion et l’automobile ne doivent être utilisé que si les transports en commun (train, autobus, métro…) n’existent pas ou entraînent une grande perte de temps. En cas d’utilisation de la voiture, le remboursement s’effectue sur la base des taux kilométriques conventionnels en vigueur dans l’établissement et limité à 7CV. Les péages d’autoroutes et les parkings sont remboursés sur présentation des justificatifs.
Les frais d’hébergement et repas : L’OPCO Santé rembourse les frais de repas et d’hébergement, directement liés à une action de formation, aux frais réels et dans la limite de plafonds définis chaque année par le conseil d’administration.
Pour des actions se déroulant hors de l’Union Européenne, ces frais sont financés à la condition qu’il n’existe pas de formation équivalente dans l’Union Européenne.
A titre dérogatoire et en cas de nécessité, les frais de repas et d’hébergement limités à la veille du premier jour de formation pourront être pris en charge.
La demande de prise en charge
La demande de prise en charge est obligatoire pour obtenir un financement d’une action de formation sur les fonds mutualisés légaux ou conventionnels ou sur des cofinancements externes. Elle permet de s’assurer que l’action est éligible à ce financement et de réserver les fonds pour garantir par la suite le remboursement de l’action suivie.
Dans tous les cas, cette demande de prise en charge doit être saisie dans le Webservices en amont du démarrage de la formation et au moins deux mois avant si vous souhaitez une garantie de réponse de la part de l’OPCO Santé avant le départ en formation.
Seules les actions de formation exclusivement financées sur votre CIFA (Compte d’investissement formation) peuvent faire l’objet d’une demande de financement alors que l’action est déjà en cours de réalisation. Dans ce cas, il est même possible de saisir en même temps la demande de financement et le remboursement/ paiement de tout ou partie de l’action déjà réalisée.
La demande de remboursement
La demande de remboursement ou de paiement direct à l’organisme de formation, vous permet d’obtenir soit le remboursement des dépenses que vous avez réalisées, soit le paiement de factures directement à l’organisme de formation correspondant à tout ou partie de l’action qui s’est réalisée. Vous devez saisir dans le Webservices vos demandes de remboursement au plus tard 6 mois après la fin de l’action. Au-delà de ce délai les financements accordés sont annulés et le remboursement ne pourra plus être assuré.
Dans le cas particulier des formations pluriannuelles, la ou les demandes de remboursement partiel correspondant aux actions réalisées sur l’année N doivent nous parvenir au plus tard le 30/09/N+1 pour garantir un paiement des coûts de l’année N.
