Le point de départ de la démarche
Nathalie Bonneau : Lors d'un échange avec ma conseillère OPCO Santé sur le plan de développement des compétences, en abordant les changements majeurs au niveau du CEFRAS, j'ai partagé une difficulté liée à l'intégration d'un nouveau logiciel qui allait impacter le fonctionnement et les pratiques internes de notre organisation. J'ai compris que cela allait susciter des inquiétudes chez certains de mes salariés déjà en poste et j'ai ressenti la nécessité de les sécuriser sur tout le volet numérique et ce logiciel qui prenait de plus en plus de place chez nous.
L’importance d’être bien conseillé
N.B. : Cécilia Nicolleau, notre conseillère à l’OPCO Santé, nous a donc proposé la solution RH. Je ne connaissais pas cette prestation. Elle nous a aidés à établir un besoin clair pour aborder sereinement la prochaine étape. L'accompagnement s'est alors mis en place avec plusieurs rendez-vous.
Le bon prestataire
N.B. : Initialement, l'idée était de nous faire accompagner pour que les salariés se familiarisent avec ce nouvel outil et de nous aider à mieux rédiger nos processus, qui avaient beaucoup évolué.
Une fois que le prestataire nous a été présenté, le cabinet ActiForce, la première séance avec eux a été l'occasion de reconsidérer cela. Nos demandes étaient un peu vagues et ils avaient du mal à voir précisément comment nous aider. Ils nous ont accompagnés pour cerner les besoins réels et préciser les aspects sur lesquels ils allaient pouvoir nous accompagner. Il était important de rester dans les limites de la durée de la prestation, afin de ne pas nous disperser sur des objectifs impossibles à atteindre dans le temps imparti.
En échangeant avec les deux accompagnants d'ActiForce et le petit groupe de travail que nous avions constitué en interne, nous avons réalisé qu'avant de nous concentrer sur les processus internes, il était crucial de nous poser la question de l'intégration de nos nouveaux salariés et de les aider à prendre en main ce nouvel outil.
C'était une question que nous n'avions pas encore abordée, car l'arrivée de ce logiciel était encore trop récente. Cependant, nous avions déjà de nouveaux collègues qui arrivaient, et nous nous sommes rapidement rendus compte qu'il y avait un vide en termes d’intégration et de formation des nouveaux collaborateurs à cet outil.
Au début, nous étions vraiment partis sur l'aspect numérique proposé dans la solution RH, mais finalement, nous nous sommes recentrés sur l'intégration des nouveaux salariés. Cela est donc devenu notre point d'entrée
Déroulé de la démarche
N.B. : Nous avons commencé par constituer un groupe de travail, composé de deux « experts » du logiciel qui prennent plaisir à l’utiliser, de deux nouveaux arrivants pour recueillir leurs retours d'expérience, ainsi que mon assistante et moi-même. Étant répartis sur plusieurs sites régionaux, nous avons privilégié les réunions en visioconférence pour faciliter la participation.
Nous avons évalué nos atouts et les motivations qui nous poussaient à entreprendre cette démarche aujourd'hui et avons décidé collectivement de réexaminer en profondeur la phase d'intégration, en passant en revue les responsabilités de chacun à chaque étape.
Un plan d’accompagnement a été élaboré par le cabinet avec un calendrier, un périmètre d'accompagnement, les modalités d'accompagnements, l’objectif et les livrables.
Le cabinet nous a orientés vers plusieurs axes de travail, notamment la mise à jour d'un guide d'intégration, la révision du livret d’accueil, l’analyse des compétences à partir des fiches de postes et la clarification des grandes étapes de formation de tous les logiciels.
Les résultats
N.B. : Nous avons donc lancé le chantier d’analyse de nos outils existants. De plus, après avoir exploré le processus d'intégration des salariés permanents, nous avons réalisé qu'il fallait aussi s'intéresser à celui des formateurs externes.
Le bénéfice de cette solution a été considérable pour notre structure. Au-delà de ce qui était initialement prévu, cette solution nous a conduits à faire évoluer tous nos processus. Travailler en collectif, avec des personnes avec qui nous n’avons pas l’habitude de collaborer sur des sujets RH, a été une véritable opportunité. Cela nous a permis de nous mettre à la place de nos collègues et de mieux prendre en compte les situations professionnelles de chacun.
Aujourd’hui, lorsque nous intégrons de nouveaux collaborateurs, nous sommes beaucoup mieux organisés et prenons le temps nécessaire. Nous réalisons que la phase d’intégration est essentielle pour le recrutement et la fidélisation des nouveaux employés. Recruter, c'est accueillir, intégrer et prendre en compte les besoins et attentes à long terme. C'est un effort collectif où chaque collaborateur doit être motivé à accompagner les nouveaux arrivants, et cela se construit en équipe.
Et la suite ?
N.B. : Maintenant que nous avons adopté ce système et découvert cette solution, je dirais que si nous devions poursuivre l'accompagnement, la prochaine étape serait de travailler sur la fidélisation et la marque employeur.
