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Entretien professionnel : préparation du bilan à 6 ans

24 octobre 2019
La loi du 5 septembre 2018 a modifié les dispositions concernant l’entretien professionnel : si l’employeur doit toujours examiner 3 éléments lors de l’état des lieux récapitulatif, le texte a posé le principe d’une sanction applicable en cas de non respect. Etat des lieux pour mieux comprendre.

Rappel des obligations (1)

Action de formation non obligatoire et entretien professionnel

Chaque salarié doit pouvoir bénéficier sur une période de 6 ans, d’un entretien professionnel tous les deux ans et d’une action de formation non obligatoire et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Abondement correctif

Dans les entreprises d'au moins cinquante salariés, lorsque, au cours de ces six années, le salarié n'a pas bénéficié des entretiens professionnels prévus et d'au moins une formation autre qu’une action de formation obligatoire, son compte personnel est abondé de 3 000 €. Dans le cadre d’un contrôle et en cas de non versement par l’entreprise de l’abondement correctif ou d’un versement insuffisant, l’entreprise verse 3 000 € supplémentaires au Trésor Public.

Objectif du bilan à 6 ans

Tous les 6 ans, l’employeur fait un état des lieux (donnant lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié) du parcours professionnel du salarié permettant d’apprécier si de dernier a :

  • suivi au moins une action de formation ;
  • acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
  • bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle ;
  • réalisé au moins un entretien professionnel tous les deux ans depuis 2014 (sauf accord de branche ou d’entreprise).

Focus sur l’ordonnance du 21 août 2019

L’ordonnance du 21 août 2019 prévoit que l’état des lieux récapitulatif à 6 ans puisse être réalisé jusqu’au 31 décembre 2020 ce qui permet de bénéficier de plus de temps pour réaliser le bilan (9 mois de plus).

Par ailleurs, pour cette première échéance de 6 ans, l’ordonnance donne le choix aux entreprises :

  1.  soit de suivre les règles actuelles de réaliser au moins une formation non- obligatoire au sens de l’article L 6321-2 du Code du travail avant le 31 décembre 2020

      
  2. soit de revenir aux « anciennes » règles qui visaient à démontrer le respect de deux critères sur trois : 
  • suivi au moins d’une action de formation ;
  • acquisition des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
  • progression salariale ou professionnelle. 

Ce choix doit être réalisé pour l’intégralité des salariés d’une même structure.

Le cas de l’entretien professionnel

​​​​​​Le projet d’ordonnance ne règle pas pour autant la situation des entreprises ayant entamé tardivement leurs campagnes d’entretiens professionnels au sortir de la loi de 2014 et elles sont très nombreuses à être concernées par le sujet.

Le fait de repousser le bilan à fin 2020 ne change rien pour les entreprises qui n’ont pas assuré tous les entretiens professionnels sur les périodes 2014-2016 et 2016-2018. Le passé n’est a priori (voir le point suivant à ce sujet) pas rattrapable et elles devront s’acquitter d’un abondement correctif de 3.000 € pour chacun des salariés concernés (comme évoqué au préalable).

Le sujet d’un accord modifiant la périodicité des entretiens

La législation (L 6315-1 du CT) permet de modifier la périodicité des entretiens professionnels par accord de branche ou d’entreprise.

Le changement de ces périodicités, permettrait à l’entreprise, en accord avec ses partenaires sociaux signataires de l’accord, d’échapper au paiement de l’abondement correctif. *

Quelles actions prioritaires à mener ?

  • Établir la liste des actions de formation obligatoires pour en déduire les formations non obligatoires ;

  • Faire l’état des lieux des salariés ayant bénéficié ou non d’un entretien professionnel tous les 2 ans et juger de l’opportunité de négocier la périodicité des entretiens professionnels ;
  • Faire l’état des lieux des salariés ayant bénéficié ou non d’une action de formation non obligatoire (ou de 2 critères sur 3 si vous faites les choix des « anciens » critères rendus possibles par l’ordonnance du 21 août 2019) et mettre en place les actions de formation pour les salariés ;
  • Traiter les cas particuliers tels que les salariés absents sur une longue période ;
  • Préparer le bilan à 6 ans.

(1) Cas où l’entreprise opte pour la formule de la loi de 2018, suite à l’ordonnance du 21 aout 2019 (voir ci-après)

* 2 positions sont rencontrées quant à la possibilité de négocier la périodicité des entretiens professionnels

Position 1 : Cet article ne permet pas de changer la périodicité passée. Dès lors, cela n’influera en rien la non réalisation des EP depuis 2014, la loi n’étant pas rétroactive. Quoiqu’il arrive vous aurez à assumer le paiement des abondements correctifs.

Position 2 : La réalisation de ces EP est à attester dans le cadre d’un bilan à 6 ans s’étalant de 2014 à 2020 (confirmé par l’ordonnance du 21 aout 2019), cela consiste donc à soutenir qu’il ne s’agit pas de parler de rétroactivité puisque le cycle 2014-2020 n’est pas arrivé à son terme. Il est donc possible de modifier – au titre de l’article L 6315-1 – la périodicité sur cette période non finalisée de 2014-2020, et ainsi changé l’obligation de réalisation d’un EP tous les 2 ans (à minima) par un EP tous les 6 ans à minima. Dès lors, il est en effet possible de soutenir que l’Administration, le juge prennent position à terme pour l’une ou l’autre des positions.

La réflexion proposée est la suivante : 

soit vous optez pour la position 1 et vous ne modifiez pas la périodicité. Dans ce cas, dès 2021 vous aurez à prendre la décision de payer les abondements correctifs, sauf à préférer attendre un éventuel contrôle entraînant le doublement de « l’amende » (6000€/ salarié concerné).
soit vous optez pour la position 2, en solution de prévoyance. 

L’Administration ou le juge se positionnera courant 2020 sur le sujet validant la position 1 ou 2. 
Si l’Administration valide la position 1, vous serez amenés à vous positionner et il sera encore temps d’assumer le règlement de l’abondement correctif. Pour autant, vous aurez rédigé un accord GPEC qui aura le mérite d’engager une dynamique RH intéressante et de bon sens, notamment en matière d’EP  posant des règles opérationnelles pour l’entreprise.
Si l’Administration valide la position 2, cela vous exemptera de payer les abondements correctifs.

Dans tous les cas, la position 2 reste la plus pertinente, voire la plus prudente.